Blogi | 29.04.20

Sopimusten hallinta korostuu vallitsevassa poikkeustilanteessa

Epävarmuustekijöitä on tänä keväänä ilmassa normaalia enemmän, kun yritykset pyrkivät toimialasta riippumatta ennakoimaan ja huomioimaan koronaepidemian vaikutuksia omaan liiketoimintaansa ja asiakaskuntaansa. Kysymyksiä esimerkiksi kassaennusteen luotettavuudesta on hankala arvioida, kun niihin vaikuttaa sekä asiakkaan maksukyky, että oma toimitusvarmuus.

Sopimusten hallinta on riskienhallintaa

Tässä tilanteessa korostuu se, kuinka yrityskohtaisia toipumissuunnitelmia on tehty ja miten organisaation riskienhallintaa on kehitetty. Useinhan meillä on suunnitelma esimerkiksi tulipalon aiheuttamaan totaalivahinkoon ja myös vakuutusturvaa sen varalle. Tällä hetkellä olemme tilanteessa, jossa pintaan nousee sopimusriskien hallinta:

  • Sopimuksen teko viivästyy tai lykkääntyy toistaiseksi
  • Sopimus ei toteudu
  • Sopimus ei toteudu aikataulussa
  • Sopimus ei toteudu laadullisesti tai määrällisesti

Sopimusriskit tulisi lähtökohtaisesti tietää koko ajan, jotta niiden vaikusta omaan toimintakykyyn pystytään käyttämään päätöksenteon tukena. Sopimusosapuolen kyky vastata velvoitteistaan ja kantaa vahingonkorvausvastuuta on syytä ottaa korostetusti tarkasteluun nykyisessä suhdanteessa. Vaikka rakennusalalla jo lähtökohtaisesti tilaajavastuulaki sekä rakennusalan tiedonantovelvollisuus pakottaa selvittämään sopimuskumppanin taustat, ei se kerro juurikaan kumppanin kyvystä vastata sopimusvelvoitteista poikkeustilanteessa.

Sopimusriskin hallinta on samankaltaista kuin muukin riskienhallinta:

  • tunnista ja arvioi riskiluokka sekä vaikuttavuus
  • määritä hallintakeinot – välttäminen, pienentäminen, siirtäminen ja pitäminen
  • varaudu ja ota huomioon toiminnassa

Jydacom-järjestelmä apuna sopimusten sekä riskien hallinnassa

Jos sopimusvelvoitteiden hoidossa tulee ongelmia ja niitä mahdollisesti joudutaan ratkomaan oikeudessa, korostuu prosessissa se viestintä, mitä asiasta on käyty toimijoiden välillä ongelmien ilmaantuessa. Onkin olennaista tähdentää kaikille, jotka viestivät sopimuskumppaneiden kanssa, että pysytään asiassa ja ei lähetetä ”tämä voidaan katsoa yhdessä myöhemmin” tyyppistä informaatiota, joihin sitten riitauduttua voidaan palata.

Jydacom Ostosopimukset ja Hankinta -ohjelmilla hallitset kaiken projektiin liittyvän ostotoiminnan järjestelmällisesti ja tarkasti aina ennakkotarjousvaiheesta saakka. Ohjelma ohjaa tarjouspyynnön ja sopimuksen tekovaiheessa huomioimaan oleelliset sopimukseen liittyvät asiat vähentäen myöhempää tulkinnanvaraisuutta ja helpottaa mahdollisia selvitystilanteita. Samalla ohjelma huolehtii verottajan vaatimien urakkailmoitukseen liittyvien tietojen täydentämisestä. Määrämuotoiset tarjouspyyntö- ja tilaustulosteet tallettavat ostoprosessin aikana sovitut asiat ja kaikki asiaan liittyvä oheismateriaali voidaan lisätä tarjouspyynnön tai tilauksen liitteeksi. Vakioliitteet -toiminnallisuus ohjaa valitsemaan juuri oikeat liitteet kunkin tyyppiselle hankinnalle.

Kun kaikki ei mene niin kuin pitäisi, voidaan tarvita reklamaatioita. Nämäkin tallentuvat järjestelmään vastineineen. Reklamaatiotieto ja toimittajista tehdyt toimittaja-arviot ovat hyvänä pohjana, kun uuden hankinnan yhteydessä arvioidaan, ketkä ovat varteenotettavia toimittajaehdokkaita.

Jydacom Hankinta -ohjelmaan sisältyvällä Hankintasuunnitelma -toiminnolla työmaan kaikki merkittävät hankinnat ovat hallussa yhdellä silmäyksellä. Hankintasuunnitelma näyttää kunkin hankinnan tilanteen, aikataulun sekä tavoite- ja sidotut summat. Työjono -näkymä näyttää hankintojen vastuuhenkilöille, mitä pitää seuraavaksi tehdä, hankinnat päästään näin tekemään ajoissa ja ilman kiirettä. Hankinta voidaan jo suunnitteluvaiheessa kohdistaa työmaan litteroille, ja niille tehdyt aikataulumuutokset muuttavat haluttaessa myös hankintojen aikataulua.

Järjestelmällisyys luo mielenrauhaa. Ota hankintatoimi haltuun oikeilla, rakennusalalle suunnitelluilla työkaluilla. Yhdessä rakennamme paremmin.

Myynti – Jydacom

040 450 3800

myynti.jd@evry.com


  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

Pyydä tarjous

Vaihe 1 / 4

Pyydä esittely


  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

Tilaa tuote-esite

  • Täytä alla oleva lomake tiedoillasi ja lähetämme tuote-esitteen sinulle sähköpostitse


  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

Tilaa tuote-esite_TESTI

  • Täytä alla oleva lomake tiedoillasi ja lähetämme tuote-esitteen sinulle sähköpostitse


  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

Tilaa tuote-esite_OG_Backup

  • Täytä alla oleva lomake tiedoillasi ja lähetämme tuote-esitteen sinulle sähköpostitse


  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

KIINNOSTUITKO, KERROMME MIELELLÄMME LISÄÄ!

Soita 040 450 3800

tai anna meidän ottaa Sinuun yhteyttä