Blogi | 11.10.21

Sähköinen työaikakirjaus rakennusalalla

Katso esimerkkilaskelma kuinka paljon aikaa säästät sähköisellä työajankirjauksella!

Työaikalaki velvoittaa työnantajia työajan seurantaan. Jokaisen yrityksen tulee pitää kirjaa työntekijöidensä työtunneista, sekä niistä maksetuista korvauksista. Työaikakirjaus on aina työnantajan vastuulla.

Yleisin ja helpoin tapa työaikakirjauksen toteuttamiseksi on, että työntekijät kirjaavat työtuntinsa itse. Mitä helpompi työaikakirjausjärjestelmä on, sitä varmemmin tunnit tulee merkittyä oikein ja ajantasaisesti. Seuraavassa käymme läpi, miksi sähköinen työaikakirjaus on varteenotettava vaihtoehto ja kannattava investointi rakennusalan yrityksille.

Miksi sähköinen työaikakirjaus?

Ennen digitalisoinnin mukanaan tuomia sähköisiä järjestelmiä, työaikakirjaus toteutettiin paperia ja kynää käyttäen. Moni yritys turvautuu edelleen tähän perinteikkääseen tuntien kirjaustapaan, vaikka se ei olekaan kaikista tehokkain tai luotettavin. 

Osa paperista ratkaisua käyttävä ajattelee sen olevan sähköistä järjestelmää edullisempi valinta. Osa puolestaan kokee sen helpommaksi ratkaisuksi, tai ei halua ottaa aikaa uuden järjestelmän käytön opetteluun. Vaikka molemmat näistä syistä ovat relevantteja, ei asiaa kannata katsoa näin mustavalkoisesti. 

Tuttu, edullinen ja helppo ratkaisu saattaa tuntua houkuttelevalta, mutta kun kokonaisuudessa otetaan huomioon myös tuntikirjaukseen kuluvien työtuntien määrä, tilanne on äkkiä toinen. Paperinen ratkaisu voi helposti pitkässä juoksussa muodostua sähköistä tuntikirjausta työläämmäksi, ja sitä myötä kalliimmaksi vaihtoehdoksi. 

Seuraavassa Jydacomin tuotepäällikön Minna Junttosen listaamat kolme syytä, miksi sähköinen työaikakirjaus on paperista tuntikirjausta varmempi vaihtoehto.

1. Sähköinen työaikakirjaus pitää tunnit ajantasalla

Sähköisen työaikakirjauksen ansiosta tuntikirjaus pysyy ajantasalla. Aiemmin työaikakirjausprosessi on saattanut kestää jopa viikosta kahteen. Prosessiin on vaikuttanut, kuinka usein työntekijä on kirjannut tuntinsa paperille ja milloin esihenkilö on kirjannut ne eteenpäin tarvittaviin ohjelmistoihin. 

Esihenkilö on voinut kirjata tiedot esimerkiksi kerran kahdessa viikossa. Tämä on tarkoittanut, että työaikakirjaus on päivittynyt ajantasalle kahden viikon välein. Mikäli välissä on haluttu tarkistaa työtuntien tilanne, tieto ei ole ollut ajantasainen. 

Jydacomin Työaikakirjaus -sovelluksen avulla työntekijä saa merkittyä tuntinsa helposti itse sähköiseen muotoon. Työaikakirjaus-järjestelmästä tunnit päivittyvät automaattisesti muihin tarvittaviin ohjelmistoihin, ja näin tuntien seuranta on helppoa ja ajantasaista. Automaation ansiosta tuntien kirjaus ei ole enää riippuvainen esihenkilön aikatauluista tai työpanoksesta. Työtunnit ovat ajantasalla automaattisesti, kun työntekijä on kirjannut tietonsa järjestelmään. ”Jydacom Työaikakirjaus on niin helppokäyttöinen, että tuntien kirjaus onnistuu vaivatta vaikka päivittäin”, Junttonen tiivistää.

Jydacom Työaikakirjaus on niin helppokäyttöinen, että tuntien kirjaus onnistuu vaivatta vaikka päivittäin.

2. Käyttäjää ohjaava järjestelmä auttaa tuntien kirjauksessa

Toisinaan työntekijöiden kirjaamat tunnit liittyvät eri työtehtäviin tai työmaihin, jotka tulee saada eriteltyä. Vaikka tuntien käsin kirjaamiseen olisi annettu ohje, on täysin tunteja kirjaavasta henkilöstä kiinni, kuinka hän paperin täyttää ja tuntinsa erittelee. Pahimmassa tapauksessa paperille eritellyt tunnit aiheuttavat enemmän epäselvyyttä kuin helpottavat tuntien eteenpäin kirjaamista.

Sähköisen työaikakirjausjärjestelmän avulla järjestelmään saadaan kirjattua varmasti oikeat tiedot. Selainpohjaiseen ja pilvipalveluna toimitettavaan Jydacom Työaikakirjaus -sovellukseen on mahdollista asettaa erilaisia oletustietoja, joita tunteja kirjaava työntekijä voi käyttää tuntikirjauksensa pohjana. Tällaiset oletustiedot voivat liittyä esimerkiksi eri työtehtäviin tai työmaihin. 

Oletustietojen avulla sovellus ohjaa työntekijää kirjaamaan tunnit oikein. Jydacom Työaikakirjaus -sovelluksessa tietoja on helppo kopioida esimerkiksi edelliseltä päivältä tai koko viikolta, joka helpottaa työaikakirjausta entisestään. 

Oletustietojen avulla sovellus ohjaa työntekijää kirjaamaan tunnit oikein. 

3. Sähköinen järjestelmä suoraviivaistaa hyväksymisprosessia

Sähköinen työaikakirjausjärjestelmä suoraviivaistaa kirjattujen tietojen hyväksymisprosessia. Mikäli aiemmin käytössä on ollut paperinen kirjaustapa, josta esihenkilö on siirtänyt tiedot tarvittaviin järjestelmiin manuaalisesti, prosessi on voinut venyä monimutkaiseksi.

Sähköinen järjestelmä suoraviivaistaa hyväksymisprosessia, sillä esihenkilön ei enää tarvitse kirjata tunteja manuaalisesti eri järjestelmiin, josta ne hyväksytään. Jydacom Työaikakirjaus -sovellus keskustelee muiden Jydacom-ohjelmistojen kanssa ja siirtää tiedot automaattisesti tarvittaviin kohtiin. Näin esihenkilön ei tarvitse välissä siirtää tietoja, vaan hän voi kirjautua suoraan järjestelmään hyväksymään tunnit. Hyväksynnän jälkeen tiedot saadaan siirrettyä automaattisesti edelleen palkanlaskentaan.

”Kun tiedot ovat sähköisen järjestelmän ansiosta valmiiksi digitaalisessa muodossa, esihenkilö voi helposti käydä hyväksymässä ne ilman paperisten tuntikirjauslappujen pyörittelyä”, Junttonen kertoo.

Jydacom Työaikakirjaus -sovellus keskustelee muiden Jydacom-ohjelmistojen kanssa ja siirtää tiedot automaattisesti tarvittaviin kohtiin.

Katso esimerkkilaskelma kuinka paljon aikaa säästät sähköisen työaikakirjauksen avulla

Työajanseuranta on lakisääteinen velvollisuus, joka vie kuukausittain aikaa niin työntekijöiltä kuin esihenkilöiltä. Tämä pieneltä tuntuva prosessi voi viedä huomaamatta paljon aikaa kuukausi- ja vuositasolla.

Otetaan esimerkiksi tilanne, jossa Yritys Oy:n työntekijä kirjaa tuntinsa paperille päivittäin työpäivänsä päätteeksi. Aikaa tuntien kirjaamiseen häneltä kuluu noin 10 minuuttia per päivä, keskimäärin 60 minuuttia viikossa. Työntekijä välittää paperin eteenpäin esihenkilölleen sovitusti kahden viikon välein. 

Esimerkki Yritys Oy:n esihenkilön tiimissä on 20 työntekijää. Hän kerää työtuntilistat työntekijöiltään kahden viikon välein, jolloin hän kirjaa jokaisen tiedot järjestelmään. Toisinaan tunnit saattavat olla paperilla niin epäselvästi, että esihenkilöltä kuluu aikaa paperien tulkitsemiseen. Esihenkilöltä kuluu tuntien kirjaamiseen ja tarvittaviin selvitystöihin aikaa noin kaksi tuntia kahden viikon välein.

Yhteensä työaikaa käytetään tuntien kirjaamiseen: 

Työntekijä: 1 h / vk
Esihenkilö: 1 h / vk

Vuositasolla tämä tarkoittaa sekä työntekijän että esihenkilön osalta yli viikon työtunteja.

Sähköisen Jydacom Työaikakirjaus -sovelluksen avulla tuntikirjausprosessia saadaan suoraviivaistettua. Järjestelmän helppokäyttöisyyden ansiosta työntekijä saa päivitettyä tuntinsa vain parissa minuutissa paikasta riippumatta, sillä järjestelmä toimii erinomaisesti myös mobiilissa. Kirjausta nopeuttaa mahdollisuus kopioida tunnit edelliseltä päivältä tai vaikka koko viikolta. Lisäksi ohjelmistoon syötetyt oletustiedot helpottavat tuntien kirjausta. Sähköisen järjestelmän yksinkertaisuuden ansiosta, esimerkkiyrityksen työntekijältä kuluu viikon työaikakirjaukseen noin 20 minuuttia viikossa. Se on vain kolmannes aiemmasta. 

Sähköisen työaikakirjaus -sovelluksen ansiosta tuntikirjausprosessissa ei tarvita enää esihenkilön manuaalista työtä tietojen siirtämiseksi tarvittaviin järjestelmiin, sillä järjestelmä suorittaa sen automaattisesti. Tämän suoraviivaisuuden ansiosta esihenkilöltä vapautuu tunti viikossa muihin töihin. 

Vuositasolla sekä työntekijältä että esihenkilöltä säästyy useita työpäiviä, jotka aiemmin kuluivat tuntikirjausten käsittelyyn. Esimerkkiyrityksessämme on 20 työntekijää. Mikäli yrityksessä on enemmän työntekijöitä, esihenkilöltä vaadittu työpanostus manuaaliseen työhön, ja sähköisen järjestelmän myötä säästetty aika, on vielä huomattavasti suurempi.

Vuositasolla sekä työntekijältä että esihenkilöltä säästyy useita työpäiviä, jotka aiemmin kuluivat tuntikirjausten käsittelyyn. 

Miksi valita Jydacom Työaikakirjaus -järjestelmä rakennusalan yritykselle?

Jydacom Työaikakirjaus mahdollistaa ajantasaisen ja yksinkertaisen työaikakirjauksen ja -seurannan. Työaikakirjaus-sovellus on niin helppokäyttöinen, että tuntien kirjaus onnistuu vaivattomasti missä ja milloin vain, millä tahansa laitteella. Sovellus keskustelee automaattisesti muiden Jydacom-ohjelmistojen kanssa ja näin kirjatut tiedot siirtyvät automaattisesti tarvittaviin järjestelmiin. 

Junttonen korostaa, että Jydacom on erityisesti rakennusalalle suunnattu järjestelmä, jossa on huomioitu toimialalle tyypilliset vaatimukset. Jydacom Työaikakirjaus -sovellukseen on mahdollista esimerkiksi kirjata tietoja samalla kerralla kahdelle työmaalle. Sovellus saadaan myös helposti yhdistettyä tarvittaviin järjestelmiin kuten palkanlaskentaan ja laskutukseen. 

Asiakkaidemme 3 tärkeintä syytä Jydacom Työaikakirjaus -sovelluksen valitsemiseksi:


1. Tuntien kirjaus onnistuu helposti missä ja milloin vain
Selainpohjainen Jydacom Työaikakirjaus -sovellu toimii myös mobiilisti eli tunnit voi kirjata ajasta ja paikasta riippumatta.

2. Suoraviivainen prosessi tuntikirjauksesta palkanmaksuun
”Aiemmin työntekijät merkitsivät tuntinsa paperille, työnjohto keräsi lomakkeet, hyväksyi tunnit ja toimitti tiedot edelleen palkanlaskentaan, missä ne tallennettiin järjestelmään. Jydacom Työaikakirjaus -sovellus poistaa monia manuaalisia työvaiheita ja tehostaa koko prosessia”, kertoo Consti Oyj:n henkilöstöjohtaja Turo Turja.

3. Oletustiedot nopeuttavat työntekijöiden tuntien kirjaamista
Jydacom Työaikakirjaus -sovellukseen on mahdollista asettaa oletustietoja työtehtäviin tai työmaihin liittyen. Nämä oletustiedot toimivat pohjana tunteja kirjaavalle työntekijälle ja nopeuttavat työaikakirjausta. Turja kertoo, että Constin työntekijät olivat toivoneet helpotusta tuntien kirjaamiseen. Kun uusi sovellus otettiin käyttöön, tuntien kirjaus helpottui huomattavasti.

Kun tarvitsette rakennusalan yrityksellenne kokonaisvaltaisen ratkaisun toiminnanohjaukseen, joka sisältää sähköisen työaikakirjauksen, Jydacom kokonaisjärjestelmä on teille sopiva vaihtoehto. 

Ota yhteyttä, niin teemme tarjouksen juuri teidän tarpeisiinne sopivasta kokonaisuudesta!

Arto Hankaniemi

Myyntipäällikkö

040 664 3115 arto.hankaniemi@tietoevry.com

Jonne Lätti

Myyntipäällikkö

050 372 4303 jonne.latti@tietoevry.com

Pasi Malinen

Asiakkuuspäällikkö

0400 573 838 pasi.malinen@tietoevry.com

Tuomo Pitkänen

Myyntijohtaja

0400 819 915 tuomo.pitkanen@tietoevry.com

  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

Pyydä tarjous

Vaihe 1 / 4

Pyydä esittely


  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

Tilaa tuote-esite

  • Täytä alla oleva lomake tiedoillasi ja lähetämme tuote-esitteen sinulle sähköpostitse


  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

Tilaa tuote-esite_TESTI

  • Täytä alla oleva lomake tiedoillasi ja lähetämme tuote-esitteen sinulle sähköpostitse


  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

Tilaa tuote-esite_OG_Backup

  • Täytä alla oleva lomake tiedoillasi ja lähetämme tuote-esitteen sinulle sähköpostitse


  • Tutustu tästä tarkemmin tietosuojaselosteeseemme. Lomakkeen täyttämisen myötä tulemme käsittelemään henkilötietojasi. Käytämme tietojasi kohdennettuihin sähköpostimarkkinointeihin ja relevantteihin tapahtumakutsuihin. Älä pelkää, emme lähetä viestejä paljoa.

  • Hidden

KIINNOSTUITKO, KERROMME MIELELLÄMME LISÄÄ!

Soita 040 450 3800

tai anna meidän ottaa Sinuun yhteyttä