Käytätkö liikaa aikaa palkanlaskentaan? Näin vähennät virheitä ja nopeutat työtä

Palkanlaskenta sujuvaksi

Rakennusalan yrityksen palkanlaskentaprosessi alkaa tyypillisesti siitä, että työnjohtaja kirjaa työntekijän tunnit Työaikakirjaus-sovellukseen. Työntekijä voi hoitaa kirjauksen myös itse esimerkiksi älypuhelimella.

Rakennusalan digitalisaatiota helpottava Jydacom on kehittänyt viime vuosina palkanlaskentaohjelmaansa nopeuttamaan palkanlaskennan prosessia.

Työaikakirjaus-sovellukseen kirjatut tunnit siirtyvät hyväksynnän jälkeen yhtä nappia painamalla Jydacom Palkat-sovellukseen, jossa palkanlaskija täydentää dataa muun muassa lomapalkkatiedoilla.

Työnjohtaja tai työntekijä merkitsee tunteja kirjatessaan työmaan ja litteran eli kustannuslaskennassa käytettävän koodin, jolla kustannukset kohdennetaan.

Automaatiolla monia aikaisemmin manuaalista työtä vaativia palkanlaskennan vaiheita on helpotettu.

– Esimerkiksi työntekijän poissaolojen palkallinen jakso lasketaan Jydacom Palkat -sovelluksessa automaattisesti työehtosopimuksen mukaisesti, joten palkanlaskijan ei tarvitse laskea palkallisuuden pituutta itse, vaan pelkkä tarkastaminen useimmiten riittää, Jydacomin tuotepäällikkö Emilia Raittila kertoo.

Työsuhteen alkaessa lomien kertymisessä on omat sääntönsä, samoin kuin sairauslomien kohdalla. Nämäkin tiedot Jydacom Palkat huomioi automaattisesti.

Käsin syöttäminen lisää virheen riskiä

Työntekijän merkitsemät tiedot kulkevat työaikakirjauksesta palkkaohjelman läpi aina kirjanpitoon ja Jydacomin Tuotannonhallinta Plus -sovellukseen. Tämä helpottaa kulujen seuraamista sekä työmaa- että litterakohtaisesti.

Raittila pitää yhtenä tärkeimmistä ominaisuuksista sitä, että palkkakulut saadaan ohjattua sekä Tuotannonhallinta Plussassa että kirjanpidossa oikeille työmaille ja litteroille.

– Jos kaikki tiedot menisivät yhteen ja samaan könttään vaikka kymmeneltä työmaalta, olisi mahdoton tietää, tekeekö jokin työmaa paljon tappiota ja kannatteleeko jokin yksittäinen työmaa yrityksen toimintaa. Työmaakohtainen kulujen ja tuottojen seuranta on tärkeää, sillä sen avulla rakennusalan yrityksessä tiedetään, tuottaako työmaa halutusti, hän selvittää.

”Vanhanaikaisen” palkanlaskennan haasteena voi olla paitsi kirjaamiseen käytettävä aika, myös virheiden mahdollisuus.

Jydacomin Palkat-ratkaisussa on pyritty automatisoimaan koko palkanlaskennan prosessi mahdollisimman pitkälle.

– Olen taustaltani palkkahallinnon asiantuntija tilitoimistosta. Tiedän, että palkanlaskennassa käytetään edelleen paljon käsin kirjaamista ja vanhanaikaisia liittymiä palkkatietojen vientiin. Aina kun ihminen tekee manuaalista tuntien syöttöä, virheen mahdollisuus kasvaa väistämättä. Automaatiolla tiedot kulkevat sujuvasti järjestelmästä toiseen, Raittila kertoo.

Erilaisten rajapintojen avulla toteutetut integraatiot mahdollistavat eri ohjelmistojen ”keskustelemisen” keskenään. Tällöin Excel-tiedostojen siirtelystä päästään eroon, työskentely nopeutuu ja virheiden määrä vähenee.

Manuaalinen työ voi aiheuttaa virheitä ja näin ollen turhautumista, joka voitaisiin välttää automatisoimalla tiedonsyöttö

Rajapinnat säästävät aikaa

Jydacomin etuna on keskittyminen rakennusalan erityispiirteisiin. Eron huomaa, jos Jydacomin palkanlaskentaa verrataan esimerkiksi tavanomaisen tilitoimiston palkanlaskentaan.

– Tilitoimiston palkkaohjelmaa ei ole välttämättä räätälöity rakennusalan tarpeisiin, Raittila kertoo.

Jydacom Palkat -ratkaisussa esimerkiksi pekkasten seuranta ja maksu, rakennusalan 18,5 prosentin lomaraha ja työehtosopimuskohtaiset määritykset ovat valmiina ohjelmistossa.

Jydacomin ratkaisun pohjana on Accountor HR Solutionsin HR- ja palkanlaskentaohjelmisto Mepco, minkä lisäksi käytössä on myös Procountor-taloushallintaohjelmiston rajapinta.

Erilaiset rajapintapalvelut (API) yleistyvät vauhdilla. Yksi tällaista rajapinnoista on Verohallinnon API, joka on niin ikään integroitu Jydacomin ratkaisuun.

– Palkanlaskenta saa sen ansiosta verottajalta verokortit jokaiseen palkka-ajoon reaaliaikaisesti, eli tämäkin vähentää manuaalisen tallennustyön tarvetta ja nopeuttaa prosessia, Accountor HR Solutionsin palvelupäällikkö Anne Janhonen kertoo.

– On oleellisen tärkeää, että olemme osaltamme suunnittelemassa ja luomassa tulevaisuutta. Meillä on Jydacomin kanssa tiivis ja säännöllinen yhteistyö, jossa on tärkeää seurata asiakkaan tuotekehitystoiveita käyttäjänäkökulmasta. Tarjoamamme palkanlaskentaohjelman avulla asiakas pystyy tehostamaan prosessejaan kaikissa vaiheissa, tiedonkeruusta palkanlaskentaan ja raportointiin saakka. Olemme satsanneet merkittävästi jatkuvaan tuotekehitykseen.